Jednací řád Asociace muzeí a galerií České republiky, z. s.
Preambule
Jednací řád AMG je vnitřním prováděcím předpisem AMG, který v souladu se Stanovami AMG a Organizačním řádem AMG stanovuje zásady toku informací a vzájemné vztahy všech organizačních složek AMG, dále stanovuje zásady pro jednání v rámci AMG, náležitosti základních řídících dokumentů a některé zásady finančního hospodaření AMG.
Tok informací
Zásady pro jednání orgánů AMG
Plán činnosti AMG
Výroční zpráva
Finanční prostředky
Plán kontrolní činnosti AMG
Přijímání nových členů AMG
Přílohy Jednacího řádu AMG
1. Tok informací
1.1. Informace o jednání v rámci AMG
1.1.1. Pozvánky na zasedání Senátu AMG a Krajských sekcí AMG jsou rozesílány nejméně deset pracovních dnů předem.
1.1.2. Informace o chystaných akcích Komisí AMG se zveřejňují na internetu a ve Věstníku AMG nejméně s měsíčním předstihem.
1.1.3. Zápisy z jednání všech orgánů (s výjimkou Sněmu AMG) se rozesílají do dvou týdnů všem členům příslušného orgánu.
1.1.4. Zprávy z jednání Krajských sekcí AMG, Komisí AMG a Kolegií AMG zasílají předsedové do dvou týdnů Exekutivě AMG.
1.1.5. Informace o jednáních Exekutivy AMG, Senátu AMG a Sněmu AMG se zveřejňují na internetu; informace o jednání Senátu AMG a Sněmu AMG navíc v nejbližším čísle Věstníku AMG.
1.1.6. Informace o jednáních Krajských sekcí AMG, Kolegií AMG a Komisí AMG se zveřejňují ve Věstníku AMG podle redakčních možností, nejpozději však do tří měsíců.
1.1.7. Závěrečné zprávy o činnosti pracovních skupin se zveřejňují ve Věstníku AMG podle redakčních možností, nejpozději však do tří měsíců.
1.2. Aktuální informace
1.2.1. Předsedové Krajských sekcí AMG, Komisí AMG a Kolegií AMG jsou povinni bez zbytečného odkladu informovat členy orgánu o výsledcích jednání Senátu AMG nebo materiálech, které jim byly zaslány Exekutivou AMG.
1.2.2. Všichni členové AMG mají právo obdržet bližší informace o jednání Senátu AMG a Exekutivy AMG, příp. projednávané materiály od členů Exekutivy AMG nebo výkonného ředitele AMG.
1.2.3. V případě volby předsedy Krajské sekce AMG, Kolegia AMG nebo volby výboru Komise AMG zašle nový předseda bez zbytečného odkladu Exekutivě AMG zápis o výsledcích volby.
1.2.4. Předsedové Krajských sekcí AMG informují bez zbytečného odkladu Exekutivu AMG nebo výkonného ředitele AMG o mimořádných událostech, týkajících se členů sekce (např. ohrožení instituce nebo sbírek, ale i ocenění organizace apod.).
1.2.5. Předsedové Kolegií AMG informují bez zbytečného odkladu Exekutivu AMG o:
• vzniku nebo zániku Kolegia AMG;
• aktuálních změnách členské základny v Kolegiu AMG.
1.2.6. Předsedové Komisí AMG informují bez zbytečného odkladu Exekutivu AMG:
• o přijetí či nepřijetí nového člena Komise AMG na základě přihlášky, předložené jim Sekretariátem AMG;
• o přijetí či změnách a aktuálním znění Jednacího řádu Komise AMG;
• o významných skutečnostech v oblasti jejich zájmu.
1.3. Stížnosti, dotazy a podněty
1.3.1. Stížnosti, dotazy a podněty má právo podávat Exekutivě AMG, předsedovi AMG či Revizní komisi AMG každý člen AMG a Exekutiva AMG či Revizní komise AMG je povinna se jimi zabývat.
1.3.2. Do jednoho měsíce od podání zašle Exekutiva AMG vyrozumění o řešení či dalších krocích.
1.3.3. V případě vážných stížností, týkajících se členů či orgánů AMG, může Exekutiva AMG jmenovat etickou komisi.
1.3.4. V případě odborných problémů může Exekutiva AMG ustavit expertní pracovní skupinu.
1.4. Postavení Sekretariátu AMG
1.4.1. Sekretariát AMG je na základě § 20 Stanov AMG a článku 6 Organizačního řádu AMG základním prvkem toku informací v rámci AMG:
• přijímá, eviduje a předkládá informace pro předsedu, Exekutivu AMG a Senát AMG a zajišťuje rozesílání podkladových materiálů pro jednání Sněmu AMG, Senátu AMG a Exekutivy AMG a zabezpečuje další komunikaci Exekutivy AMG s předsedy Krajských sekcí AMG, Komisí AMG a Kolegií AMG;
• vypracovává a rozesílá zápisy z jednání Sněmu AMG, Senátu AMG a Exekutivy AMG, případně dalších jednání vedených Exekutivou AMG;
• shromažďuje, eviduje a předkládá odvolání k Senátu AMG a Sněmu AMG dle příslušných ustanovení Stanov AMG;
• zabezpečuje příjem a odesílání korespondence AMG a archivaci písemností orgánů AMG; spravuje a doplňuje odbornou knihovnu AMG;
1.4.2. Sekretariát AMG odpovídá za správu agendy členské základny AMG. Za tím účelem:
• přijímá, eviduje a na nejbližším jednání předkládá Exekutivě AMG a Senátu AMG přihlášky ke členství AMG (vzory přihlášek k řádnému a individuálnímu členství viz přílohy č. 1 a 2); zajišťuje odborná stanoviska předsedů Krajských sekcí AMG a Komisí AMG ke členství kandidáta v AMG;
• zasílá oznámení o přijetí či nepřijetí za člena AMG zájemci o členství do jednoho měsíce od rozhodnutí Senátu AMG;
• vede evidenci členů AMG; zejména dbá na aktuálnost záznamů o jednotlivých členech AMG;
• bez zbytečného odkladu po změnách nebo na vyžádání informuje předsedy Krajských sekcí AMG o aktuálním stavu členské základy AMG v jejich sekci;
• zařazuje vždy k 28. únoru řádné členy AMG do kategorií příspěvků dle § 24 Stanov AMG; zařazení jednotlivých členů do kategorií a výše členských příspěvků AMG je uvedeno v příloze č. 3;
• dbá na řádné a včasné placení příspěvků AMG (viz článek 5.2.);
• eviduje hromadná vydání průkazek členům AMG, kteří je spravují v režimu stanoveném přílohou č. 4;
• přijímá, eviduje a předkládá bez zbytečného odkladu předsedům Komisí AMG přihlášky ke členství v Komisích AMG (vzor přihlášky ke členství v Komisi AMG viz příloha č. 5);
• eviduje aktuální stav členů jednotlivých Komisí AMG (seznam Komisí AMG viz příloha č. 6).
2. Zásady pro jednání orgánů AMG
2.1. Jednání Sněmu AMG
2.1.1. Na počátku zasedání Sněm AMG schvaluje program a volí tříčlennou mandátovou a pětičlennou návrhovou komisi.
2.1.2. Pokud jsou na programu Sněmu AMG volby do orgánů AMG, volí Sněm AMG pětičlennou volební komisi a schvaluje volební řád.
2.1.3. Sněm AMG přijímá usnesení z každého svého zasedání.
2.2. Jednání Senátu AMG
2.2.1. Na počátku zasedání Senát AMG schvaluje program jednání a volí tříčlennou návrhovou komisi, která předkládá plénu návrh usnesení.
2.2.2. Senát AMG přijímá usnesení z každého svého zasedání.
2.2.3. Exekutiva AMG je povinna předložit Senátu AMG zprávu o plnění předešlého usnesení.
2.2.4. Člen Senátu AMG s hlasem rozhodovacím je povinen se před jednáním Senátu AMG registrovat k hlasování. Registrace probíhá tak, že člen Senátu AMG s hlasem rozhodovacím obdrží číslovaný hlasovací lístek proti svému podpisu na mandátové listině. V průběhu jednání jsou členové Senátu AMG při opuštění jednacího sálu povinni se odhlásit vrácením hlasovacího lístku a při svém návratu se opět zaregistrovat. Na konci jednání odevzdají členové Senátu AMG s hlasem rozhodovacím hlasovací lístky.
2.2.5. Předsedající člen Exekutivy AMG dohlíží na schopnost Senátu AMG přijímat usnesení. Před každým hlasováním Senátu AMG uvede předsedající počet hlasujících členů Senátu AMG s hlasem rozhodovacím. Počet členů Senátu AMG s hlasem rozhodovacím s hlasy pro, proti a zdržel se hlasování, musí být roven počtu hlasujících členů, jinak je hlasování neplatné a bude se opakovat.
2.3. Jednání Exekutivy AMG
2.3.1. Exekutiva AMG na počátku svého zasedání kontroluje stav plnění úkolů vyplývajících z jejího předchozího zasedání a usnesení Senátu AMG.
2.4. Komise AMG
2.4.1. Komise AMG jednají dle vlastního jednacího řádu, který je Komise AMG povinna přijmout dle § 17 odst. 2 Stanov AMG na svém plenárním zasedání. Struktura Jednacího řádu Komisí AMG je stanovena v příloze č. 7. Jednací řády Komisí AMG se zveřejňují na internetu.
2.4.2. Plenární zasedání Komise AMG zároveň s novou volbou výboru Komise AMG přijímá dokument, který stanoví cíle a strategii Komise AMG na dané volební období.
3. Plán činnosti AMG
3.1. Podklady pro plán činnosti zasílají výkonnému řediteli AMG předsedové všech krajských sekcí, komisí a kolegií a členové komisí do 15. září předchozího roku.
3.2. Roční plán činnosti projednává a schvaluje senát do 31. prosince předchozího roku.
4. Výroční zpráva AMG
4.1. Podklady pro výroční zprávu AMG zasílají výkonnému řediteli AMG předsedové Krajských sekcí AMG, Komisí AMG, Kolegií AMG a členové Exekutivy AMG do 28. února, Revizní komise AMG pak do 30. dubna.
4.2. Výroční zprávu AMG za předchozí kalendářní rok vydává a zveřejňuje Sekretariát AMG do 30. června následujícího roku.
4.3. Struktura výroční zprávy AMG je uvedena v příloze č. 8.
5. Finanční prostředky
5.1. Členské příspěvky AMG
5.1.1. Členské příspěvky AMG jsou splatné do čtrnácti dnů od obdržení písemné výzvy (faktury), kterou rozesílá Sekretariát AMG do 31. března.
5.1.2. K 30. září provede Sekretariát AMG kontrolu úhrady členských příspěvků AMG a dlužníkům rozešle urgence.
5.1.3. Seznam členů AMG, kteří neuhradí příspěvky do konce příslušného roku, se zveřejňuje v prvním čísle Věstníku AMG v následujícím roce.
5.1.4. Žádosti o snížení členských příspěvků zasílají členové AMG do 15. února Sekretariátu AMG.
5.1.5. Členové Senátu AMG mají nárok na úhradu cestovních výdajů, případných materiálových nákladů a nákladů na nezbytné služby, vynaložené v přímé souvislosti s výkonem funkce člena Senátu AMG či Exekutivy AMG. Nárok se netýká mzdových nákladů.
5.2. Rozdělování finančních příspěvků Komisím AMG
5.2.1. Předsedové Komisí AMG zasílají žádosti o finanční příspěvek na rok ve formě projektu (struktura žádosti příloha č. 9) Sekretariátu AMG do 15. září.
5.2.2. O přidělení finančního příspěvku Komisím AMG rozhoduje Exekutiva AMG do 15. listopadu s přihlédnutím k výši stanovených limitů finančního plánu AMG pro jednotlivé oblasti činnosti.
5.2.3. V souvislosti se skutečnou výší rozpočtu AMG může být schválená částka poměrně krácena, přidělení finančního příspěvku bude provedeno po 30. červnu.
5.2.4. Finanční příspěvek z rozpočtu AMG musí být vyčerpán nejpozději do 15. prosince. Finanční příspěvek se do příštího roku nepřevádí.
5.2.5. Finanční příspěvek nelze poskytnout na akce výstavního charakteru a na studijní pobyty v zahraničí.
5.3. Přidělování finančních příspěvků členům AMG
5.3.1. Pravidla a mechanismus poskytování finančních příspěvků členům AMG je totožný se zásadami, platnými pro Komise AMG dle článku 5.2.
5.4. Přidělování příspěvků v případě krajní nouze
5.4.1. Příspěvek je přidělován na základě žádosti řádného člena AMG.
5.4.2. Přidělení příspěvků navrhuje Exekutiva AMG a schvaluje Senát AMG.
5.4.3. Přidělování tohoto typu příspěvku není omezeno časovým termínem.
6. Plán kontrolní činnosti AMG
6.1. Revizní komise AMG provádí tyto periodické kontroly:
a) Inventura pokladny a vedení účetnictví – čtvrtletně:
• kontrole je vždy přítomna osoba odpovědná za pokladnu AMG. Pokud se inventura ze závažných důvodů musí provést v nepřítomnosti odpovědné osoby, je přítomen vždy předseda AMG;
• kontrola se provádí porovnáním s údaji z peněžního deníku včetně namátkové kontroly uložených dokladů v účetní evidenci;
• kontrola plnění povinností AMG k orgánům státní správy, tzn. zda byla odvedena daň tam, kde vznikla, zda byla provedena daňová registrace a zda bylo provedeno zúčtování se sociálním a zdravotním pojištěním opět tam, kde tato povinnost vznikla.
b) Kontrola čerpání rozpočtu AMG – nejméně dvakrát ročně.
c) Inventarizace majetku AMG – ročně:
• inventarizace hmotného investičního majetku (HIM) a nehmotného investičního majetku (NIM) v hodnotě nad 500,- Kč se provádí fyzickou kontrolou s porovnáním inventárních soupisů k 31. prosinci běžného roku.
d) Kontrola výběru a zaúčtování členských příspěvků AMG – ročně:
• provádí se zjištěním z příjmové části peněžního deníku.
e) Plnění usnesení Sněmu AMG:
• kontrola plnění usnesení Sněmu AMG se provádí minimálně jednou ročně a o zjištěných nedostatcích Revizní komise AMG informuje Senát AMG.
7. Přijímání nových členů AMG
7.1. Zájemce o členství v AMG (dále kandidát) je povinen Sekretariátu AMG předložit svou přihlášku ke členství na formuláři předepsaném v příloze č. 1 či č. 2 Jednacího řádu AMG.
7.2. Sekretariát AMG bez zbytečného odkladu informuje o přihlášce k řádnému členství územně příslušného předsedu Krajské sekce AMG, který kandidáta navštíví a na nejbližším zasedání Senátu AMG přednese své stanovisko k přijetí kandidáta za řádného člena AMG. Pokud se předseda Krajské sekce AMG nemůže z vážných důvodů na zasedání Senátu AMG dostavit, může své stanovisko zpracovat písemně a zaslat je Sekretariátu AMG. Pokud předseda Krajské sekce AMG své stanovisko nezpracuje, Senát AMG odloží projednání kandidátovy přihlášky.
7.3. Kandidátovi, který se hlásí k individuálnímu členství v AMG, sdělí Sekretariát AMG bez zbytečného odkladu kontakt na předsedu územně příslušné Krajské sekce AMG a na předsedy Komisí AMG, do jejichž činnosti se kandidát hodlá po svém přijetí zapojit. Kandidát je povinen se s příslušnými kontaktními osobami spojit a domluvit se s nimi na zpracování jejich stanoviska ke svému přijetí, přičemž k projednání přihlášky v Senátu AMG stačí jedno stanovisko předsedy příslušné Krajské sekce AMG nebo Komise AMG. Pokud se předseda Krajské sekce AMG nebo Komise AMG nemůže z vážných důvodů na zasedání Senátu AMG dostavit, může své stanovisko zpracovat písemně a zaslat jej Sekretariátu AMG. Pokud předseda Krajské sekce AMG nebo Komise AMG své stanovisko nezpracuje, Senát AMG odloží projednání kandidátovy přihlášky.
Jednací řád AMG schválil Senát Asociace muzeí a galerií ČR, z. s., na svém zasedání dne 4. března 2004.
Novelizace Jednacího řádu AMG byla přijata Senátem AMG dne 29. února 2024.
Příloha č. 1 Přihláška k řádnému členství v AMG 
Příloha č. 2 Přihláška k individuálnímu členství v AMG
Příloha č. 3 Výše členských příspěvků a zařazení řádných členů AMG do kategorií příspěvků v roce 2024
Příloha č. 4 Zásady vydávání, distribuce, evidence a užívání členských průkazů AMG
Příloha č. 5 Přihláška ke členství v Komisi AMG
Příloha č. 6 Seznam Komisí AMG
Příloha č. 7 Struktura Jednacího řádu Komise AMG
Příloha č. 8 Struktura Výroční zprávy AMG
Příloha č. 9 Struktura projektu pro přidělení finančního příspěvku z rozpočtu AMG