Jednací řád Asociace muzeí a galerií ČR, z. s.

 

Preambule
Jednací řád AMG je vnitřním prováděcím předpisem AMG, který v souladu se Stanovami AMG a Organizačním řádem AMG stanovuje zásady toku informací a vzájemné vztahy všech organizačních složek AMG, dále stanovuje zásady pro jednání v rámci AMG, náležitosti základních řídících dokumentů a některé zásady finančního hospodaření AMG.

Tok informací
Zásady pro jednání orgánů AMG
Plán činnosti AMG
Výroční zpráva
Finanční prostředky
Plán kontrolní činnosti AMG
Přijímání nových členů AMG
Přílohy Jednacího řádu AMG


1.  Tok informací
1.1.  Informace o jednání v rámci AMG
1.1.1.  Pozvánky na zasedání senátu a krajských sekcí jsou rozesílány nejméně deset pracovních dnů předem.
1.1.2.  Informace o chystaných akcích komisí se zveřejňují na Internetu a ve Věstníku AMG nejméně s měsíčním předstihem.
1.1.3.  Zápisy z jednání všech orgánů (s výjimkou sněmu) se rozesílají do dvou týdnů všem členům příslušného orgánu.
1.1.4.  Zprávy z jednání krajských sekcí, komisí a kolegií zasílají předsedové do dvou týdnů Exekutivě AMG.
1.1.5.  Informace o jednáních exekutivy, senátu a sněmu se zveřejňují na Internetu; informace o jednání senátu a sněmu navíc v nejbližším čísle Věstníku AMG.
1.1.6.  Informace o jednáních krajských sekcí, kolegií a komisí se zveřejňují ve Věstníku podle redakčních možností, nejpozději však do tři měsíců.
1.1.7.  Závěrečné zprávy o činnosti pracovních skupin se zveřejňují ve Věstníku AMG podle redakčních možností, nejpozději však do tří měsíců.

1.2. Aktuální informace
1.2.1.  Předsedové krajských sekcí, komisí a kolegií jsou povinni bez zbytečného odkladu informovat členy orgánu o výsledcích jednání senátu nebo materiálech, které jim byly zaslány Exekutivou.
1.2.2.  Všichni členové AMG mají právo obdržet bližší informace o jednání senátu a exekutivy, příp. projednávané materiály od členů Exekutivy nebo výkonného ředitele AMG.
1.2.3.  V případě volby předsedy krajské sekce, kolegia nebo volby výboru komise zašle nový předseda bez zbytečného odkladu Exekutivě AMG zápis o výsledcích volby.
1.2.4.  Předsedové krajských sekcí informují bez zbytečného odkladu Exekutivu AMG nebo Výkonného ředitele AMG o mimořádných událostech, týkajících se členů sekce (např. ohrožení instituce nebo sbírek, ale i ocenění organizace apod.).
1.2.5.  Předsedové regionálních i oborových kolegií informují bez zbytečného odkladu exekutivu o:
•  vzniku nebo zániku kolegia;
•  aktuálních změnách členské základny v kolegiu.
1.2.6.  Předsedové komisí informují bez zbytečného odkladu Exekutivu AMG:
•  o přijetí či nepřijetí nového člena komise na základě přihlášky, předložené jim Sekretariátem AMG;
•  o přijetí či změnách a aktuálním znění jednacího řádu komise;
•  o významných skutečnostech v oblasti jejich zájmu.

1.3.  Stížnosti, dotazy a podněty
1.3.1.  Stížnosti, dotazy a podněty má právo podávat Exekutivě AMG, Předsedovi AMG či Revizní komisi každý člen AMG a Exekutiva či Revizní komise AMG je povinna se jimi zabývat.
1.3.2.  Do jednoho měsíce od podání zašle exekutiva vyrozumění o řešení či dalších krocích.
1.3.3.  V případě vážných stížností, týkajících se členů či orgánů AMG, může exekutiva jmenovat etickou komisi.
1.3.4.  V případě odborných problémů může exekutiva ustavit expertní pracovní skupinu.

1.4. Postavení Sekretariátu AMG
1.4.1.  Sekretariát AMG je na základě § 20 Stanov AMG a Článku 6 Organizačního řádu AMG základním prvkem toku informací v rámci AMG:
•  přijímá, eviduje a předkládá informace pro předsedu, exekutivu a senát a zajišťuje rozesílání podkladových materiálů pro jednání Sněmu, Senátu a Exekutivy AMG a zabezpečuje další komunikaci Exekutivy AMG s předsedy krajských sekcí, komisí a kolegií AMG;
•  vypracovává a rozesílá zápisy z jednání Sněmu, Senátu a Exekutivy AMG, případně dalších jednání vedených Exekutivou AMG;
•  shromažďuje, eviduje a předkládá odvolání k senátu a sněmu AMG dle příslušných ustanovení Stanov AMG;
•  zabezpečuje příjem a odesílání korespondence AMG a archivaci písemností orgánů AMG; spravuje a doplňuje odbornou knihovnu AMG;
1.4.2.  Sekretariát AMG odpovídá za správu agendy členské základny AMG. Za tím účelem:
•  přijímá, eviduje a na nejbližším jednání předkládá Exekutivě a Senátu AMG přihlášky ke členství AMG (vzory přihlášek k řádnému a individuálnímu členství viz přílohy č. 1 a 2); zajišťuje odborná stanoviska předsedů krajských sekcí a komisí ke členství kandidáta v AMG;
•  zasílá oznámení o přijetí či nepřijetí za člena AMG zájemci o členství do jednoho měsíce od rozhodnutí senátu;
•  vede evidenci členů AMG; zejména dbá na aktuálnost záznamů o jednotlivých členech AMG;
•  bez zbytečného odkladu po změnách nebo na vyžádání informuje předsedy krajských sekcí AMG o aktuálním stavu členské základy v jejich sekci;
•  zařazuje vždy k 28. únoru řádné členy AMG do kategorií příspěvků dle § 24 Stanov AMG; zařazení jednotlivých členů do kategorií a výše členských příspěvků je uvedeno v příloze č. 3;
•  dbá na řádné a včasné placení příspěvků AMG (viz článek 5.2.);
•  eviduje hromadná vydání průkazek členům AMG, kteří je spravují v režimu stanoveném přílohou č. 4;
•  přijímá, eviduje a předkládá bez zbytečného odkladu předsedům komisí AMG přihlášky ke členství v komisích AMG (vzor přihlášky ke členství v komisi viz příloha č. 5);
•  eviduje aktuální stav členů jednotlivých komisí AMG (seznam komisí viz příloha č. 6).

2.  Zásady pro jednání orgánů AMG
2.1.  Jednání Sněmu AMG
2.1.1.  Na počátku zasedání sněm schvaluje program a volí tříčlennou mandátovou a pětičlennou návrhovou komisi.
2.1.2.  Pokud jsou na programu sněmu volby do orgánů AMG, volí sněm pětičlennou volební komisi a schvaluje volební řád.
2.1.3.   Sněm přijímá usnesení z každého svého zasedání.

2.2.  Jednání Senátu AMG
2.2.1.  Na počátku zasedání senát schvaluje program jednání a volí tříčlennou návrhovou komisi, která předkládá plénu návrh usnesení.
2.2.2.  Senát AMG přijímá usnesení z každého svého zasedání.
2.2.3.  Exekutiva je povinna předložit senátu zprávu o plnění předešlého usnesení.
2.2.4.  Člen senátu s hlasem rozhodovacím je povinen se před jednáním senátu registrovat k hlasování. Registrace probíhá tak, že člen senátu s hlasem rozhodovacím obdrží číslovaný hlasovací lístek proti svému podpisu na mandátové listině. V průběhu jednání jsou členové senátu při opuštění jednacího sálu povinni se odhlásit vrácením hlasovacího lístku a při svém návratu se opět zaregistrovat. Na konci jednání odevzdají členové senátu s hlasem rozhodovacím hlasovací lístky.
2.2.5.  Předsedající člen exekutivy dohlíží na schopnost senátu přijímat usnesení. Před každým hlasováním Senátu AMG uvede předsedající počet hlasujících členů senátu s hlasem rozhodovacím. Počet členů senátu s hlasem rozhodovacím s hlasy pro, proti a zdržel se hlasování musí být roven počtu hlasujících členů, jinak je hlasování neplatné a bude se opakovat.

2.3.  Jednání Exekutivy AMG
2.3.1.  Exekutiva na počátku svého zasedání kontroluje stav plnění úkolů vyplývajících z jejího předchozího zasedání a usnesení senátu AMG.

2.4.  Komise AMG
2.4.1.  Komise jednají dle vlastního jednacího řádu, který je komise povinna přijmout dle § 17 odst. 2 Stanov AMG na svém plenárním zasedání. Struktura jednacího řádu komisí je stanovena v příloze č. 7. Jednací řády komisí se zveřejňují na internetu.
2.4.2.  Plenární zasedání komise zároveň s novou volbou výboru komise přijímá dokument, který stanoví cíle a strategii komise na dané volební období.

3.  Plán činnosti AMG
3.1.  Podklady pro plán činnosti zasílají výkonnému řediteli AMG předsedové všech krajských sekcí, komisí a kolegií a členové komisí do 31. října předchozího roku.
3.2.  Roční plán činnosti projednává a schvaluje senát do 31. prosince předchozího roku.

4.  Výroční zpráva
4.1.  Podklady pro výroční zprávu zasílají Výkonnému řediteli AMG předsedové všech krajských sekcí, komisí a kolegií a členové exekutivy do 31. prosince, revizní komise do 31. března.
4.2.  Výroční zprávu za předchozí kalendářní rok AMG vydává a zveřejňuje do 30. června následujícího roku.
4.3.  Struktura výroční zprávy je uvedena v příloze č. 8.

5.  Finanční prostředky
5.1.  Členské příspěvky
5.1.1.  Členské příspěvky jsou splatné do čtrnácti dnů od obdržení písemné výzvy, kterou rozesílá sekretariát do 31. března.
5.1.2.  K 30. září provede sekretariát kontrolu úhrady členských příspěvků a dlužníkům rozešle urgence.
5.1.3.  Seznam členů, kteří neuhradí příspěvky do konce příslušného roku, se zveřejňuje v prvním čísle Věstníku AMG v následujícím roce.
5.1.4.  Žádosti o snížení členských příspěvků zasílají členové do 31. března sekretariátu.
5.1.5.  Členové senátu mají nárok na úhradu cestovních výdajů, případných materiálových nákladů a nákladů na nezbytné služby, vynaložené v přímé souvislosti s výkonem funkce člena senátu či exekutivy. Nárok se netýká mzdových nákladů.

5.2.  Rozdělování finančních příspěvků komisím AMG
5.2.1.  Předsedové komisí zasílají žádosti o finanční příspěvek na rok ve formě projektu (struktura žádosti příloha č. 9) sekretariátu do 31. října.
5.2.2.  O přidělení finančního příspěvku komisím AMG rozhoduje exekutiva do 15. listopadu s přihlédnutím k výši stanovených limitů finančního plánu AMG pro jednotlivé oblasti činnosti.
5.2.3.  V souvislosti se skutečnou výší rozpočtu může být schválená částka poměrně krácena, přidělení finančního  příspěvku bude provedeno po 30. červnu.
5.2.4.  Finanční příspěvek musí být vyčerpán do 15. prosince běžného roku. Finanční příspěvek se do příštího roku nepřevádí.
5.2.5.  Finanční příspěvek nelze poskytnout na akce výstavního charakteru a na studijní pobyty v zahraničí.

5.3.  Přidělování finančních příspěvků členům AMG
5.3.1.  Pravidla a mechanismus poskytování finančních příspěvků členům AMG je totožný se zásadami, platnými pro komise AMG dle článku 5.2.

5.4.  Přidělování příspěvků v případě krajní nouze
5.4.1.  Příspěvek je přidělován na základě žádosti řádného člena.
5.4.2.  Přidělení příspěvků navrhuje exekutiva a schvaluje Senát AMG.
5.4.3.  Přidělování tohoto typu příspěvku není omezeno časovým termínem.

6.  Plán kontrolní činnosti AMG
6.1.  Revizní komise AMG provádí tyto periodické kontroly:
a) Inventura pokladny a vedení účetnictví – čtvrtletně:
•  kontrole je vždy přítomna osoba odpovědná za pokladnu. Pokud se inventura ze závažných důvodů musí provést v nepřítomnosti odpovědné osoby, je přítomen vždy Předseda AMG;
•  kontrola se provádí porovnáním s údaji z peněžního deníku včetně namátkové kontroly uložených dokladů v účetní evidenci;
•  kontrola plnění povinností AMG k orgánům státní správy, tzn. zda byla odvedena daň tam, kde vznikla, zda byla provedena daňová registrace a zda bylo provedeno zúčtování se sociálním a zdravotním pojištěním opět tam, kde tato povinnost vznikla.
b) Kontrola čerpání rozpočtu – nejméně dvakrát ročně.
c) Inventarizace majetku – ročně:
•  inventarizace hmotného investičního majetku (HIM) a nehmotného investičního majetku (NIM) v hodnotě nad 500,- Kč se provádí fyzickou kontrolou s porovnáním inventárních soupisů k 31. prosinci běžného roku.
d) Kontrola výběru a zaúčtování členských příspěvků – ročně:
•  provádí se zjištěním z příjmové části peněžního deníku.
e) Plnění usnesení Sněmu AMG:
•  kontrola plnění usnesení Sněmu AMG se provádí minimálně jednou ročně a o zjištěných nedostatcích RK informuje senát.

7.  Přijímání nových členů AMG
7.1.  Zájemce o členství v AMG (dále kandidát) je povinen Sekretariátu AMG předložit svou přihlášku ke členství na formuláři předepsaném v příloze 1 či 2 tohoto Jednacího řádu.
7.2.  Sekretariát AMG bez zbytečného odkladu informuje o přihlášce k řádnému členství územně příslušného předsedu krajské sekce, který kandidáta navštíví a na nejbližším zasedání Senátu AMG přednese své stanovisko k přijetí kandidáta za řádného člena AMG. Pokud se předseda krajské sekce nemůže z vážných důvodů na zasedání senátu dostavit, může své stanovisko zpracovat písemně a zaslat jej Sekretariátu AMG. Pokud předseda krajské sekce své stanovisko nezpracuje, senát odloží projednání kandidátovy přihlášky.
7.3.  Kandidátovi, který se hlásí k individuálnímu členství v AMG, sdělí Sekretariát AMG bez zbytečného odkladu kontakt na předsedu územně příslušné krajské sekce a na předsedy komisí, do jejichž činnosti se kandidát hodlá po svém přijetí zapojit. Kandidát je povinen se s příslušnými kontaktními osobami spojit a domluvit se s nimi na zpracování jejich stanoviska ke svému přijetí, přičemž k projednání přihlášky v Senátu AMG stačí jedno stanovisko předsedy příslušné sekce nebo komise. Pokud se předseda krajské sekce nebo komise nemůže z vážných důvodů na zasedání senátu dostavit, může své stanovisko zpracovat písemně a zaslat jej Sekretariátu AMG. Pokud předseda krajské sekce nebo komise své stanovisko nezpracuje, senát odloží projednání kandidátovy přihlášky.


Jednací řád AMG schválil senát Asociace muzeí a galerií ČR na svém zasedání dne 4. března 2004.
Novelizace Jednacího řádu byla přijata senátem AMG dne 23. února 2016.

Přílohy Jednacího řádu AMG

Příloha č. 1 Přihláška k řádnému členství v AMG

Příloha č. 2 Přihláška k individuálnímu členství v AMG

Příloha č. 3 Výše členských příspěvků a zařazení řádných členů AMG do kategorií příspěvků v roce 2016

Příloha č. 4 Zásady vydávání, distribuce, evidence a užívání členských průkazů AMG

Příloha č. 5 Přihláška ke členství  v komisi AMG

Příloha č. 6 Seznam komisí AMG

Příloha č. 7 Struktura Jednacího řádu komise AMG

Příloha č. 8 Struktura výroční zprávy AMG

Příloha č. 9 Struktura projektu pro přidělení finančního příspěvku

nahoru