| Požadavek na vznik nového evidenčního systému pro sbírkotvorné paměťové instituce byl podložen potřebou nahradit legislativně, procesně a technologicky nevyhovující lokální aplikace užívané v paměťových institucích za nový nástroj. Nový systém musel nabídnout chybějící funkcionality a splňovat kritéria pro moderní softwarový nástroj a sjednotit metodiku při správě a popisu spravovaných fondů.
Evidenční systém sbírkových předmětů (dále ESSP) zajišťuje maximální podporu činnosti paměťových institucí v oblasti sbírkotvorné činnosti v souladu s příslušnou legislativou.
Hlavní impulsy pro pořízení evidenčního softwaru –
Zkušenosti s realizací projektů v kultuře: Digitalizace a digitální depozitář, zpřístupnění digit. obsahu.
Od roku 2011 existovala pracovní skupina řešící problémy se strukturou popisu podsbírek (jedna podsbírka, více pracovišť, rozdílné struktury popisu, neúplné popisy ad.). Častým problémem byl formát dat (pevné datové typy vs. prostý text).
Zjistilo se, že existoval problém s použitím dat ze stávajících systémů pro další strojové zpracování a jejich automatizované poskytování jiným systémům (repozitář, eBadatelna, eSbírky).
Zastaralý software byl z pohledu systémových platforem na hranici bezpečné provozovatelnosti, morálně zastaralý, provozovaný jako lokální verze, bez možností sdílení informací, neumožňoval využití standardních funkcionalit (online komunikace, podpora www služeb), provozovaný bez systémové smluvní podpory, dodavatelé systém aktivně nerozvíjeli.
ZK získal dotaci na ESSP v rámci 28. výzvy IROP: Specifické informační a komunikační systému a infrastruktura II. Náklady projektu činily 4 632 819 Kč (dotace EU 4 169 537 Kč).
Zapojené paměťové instituce:
Krajská galerie výtvarného umění ve Zlíně,
Muzeum jihovýchodní Moravy ve Zlíně,
Muzeum Kroměřížska,
Slovácké muzeum v Uherském Hradišti,
Muzeum regionu Valašsko,
Hvězdárna Valašské Meziříčí.
Účelem ESSP je v souladu s nejnovějšími postupy, technikami, metodami a technologiemi poskytnout softwarový nástroj, který umožní odborným pracovníkům muzeí bezpečnou správu sb. předmětů v rámci všech činností, které jsou se sb. předměty při jejich správě realizovány a zefektivní kontrolní funkci sbírkotvorné činnosti. Součástí je i správa záležitostí, které nejsou sbírkovými fondy, ale souvisí s činností organizací (správa fotoarchivu, media archivu, výstav, výzkumů aj.).
Jednotlivé činnosti:
• Proces přípravy a realizace akvizice
• Chronologická evidence formou vedení přírůstkové knihy
• Systematická evidence, podrobný popis sb. předmětů, prováděný rozdílně s ohledem na jejich zatřídění do příslušné podsbírky
• Zabezpečení a evidence konzervačního, restaurátorského a ošetřovatelského procesu
• Evidence pohybu sb. předmětů v rámci organizace (evidence externích a interních výpůjček, vč. možností zdokumentování a evidence stavu zapůjčených a vrácených SP)
• Podpora procesu inventarizace s využitím mobilních zařízení, čteček ČK a RFID čipů
• Komplexní správu a vedení media archivu instituce
• Výměna dat s okolními systémy (Digitální depozitář, Systém pro zveřejnění digitálního obsahu, evidence přírodovědeckých sbírek, CES, iDEMUS, Registr sbírek výtvarného umění ad.)
• Systém kontrolních mechanismů (existence povinných příloh a údajů, kontrola termínů apod.)
• Správu a administraci samotného systému ESSP na úrovni každé instituce
• Centrální správu a administraci ESSP na úrovni provozovatele Krajského úřadu ZK
Systém v rámci všech procesů disponuje pracovními výstupy, sestavami a knihami na základě současné praxe v institucích. V systému je podchycena historie změn a pohybu sb. předmětů.
|